Office Assistent (24 uur)

Als Office Assistent zorg jij ervoor dat onze kantooromgeving soepel draait. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en bezoekers en zorgt ervoor dat iedereen zich welkom, ondersteund en prettig voelt. Dankzij jouw inzet voelt ons kantoor georganiseerd, professioneel en prettig aan en kunnen wij veilig, efficiënt en met plezier werken. Je rapporteert aan de Head of People & Culture en werkt samen met externe leveranciers alle collega’s van MWM2, Hibou, Crowdtech en InnerVoice.

Wat maakt deze functie zo leuk?

• Veel afwisseling in je werkzaamheden

• Een centrale rol binnen de organisatie

• Verantwoordelijkheid voor sfeer, structuur én ondersteuning

• Ruimte om initiatief te nemen en dingen echt beter te maken

Wat ga je doen?

Jij zorgt ervoor dat alles op kantoor goed geregeld is. Concreet houd je je bezig met de volgende taken:

Facilitaire ondersteuning

• Coördineren, organiseren en uitvoeren van dagelijkse facilitaire werkzaamheden;

• Inkoop en voorbereiding van klantevents, interne events, verhuizingen, lunches, feesten en borrels;

• Signaleren van voorraadtekorten en tijdig bijbestellen;

• Contact onderhouden met leveranciers (schoonmaak, onderhoud e.d.);

• Signaleren en oplossen van facilitaire knelpunten;

• Beheer en uitgifte van kantoormeubilair en toegangspassen;

• Eerste aanspreekpunt voor pandbeheer.

Receptie & ontvangst

• Jij bent het visitekaartje van onze organisatie;

• Ontvangen en aanmelden van bezoekers;

• Boeken van vergaderruimtes;

• Aannemen en doorverbinden van telefoonverkeer;

• Verzorgen en gereedmaken van vergaderruimtes inclusief catering.

 Administratieve ondersteuning

• Je ondersteunt bij diverse organisatorische en administratieve werkzaamheden;

• Beheren van algemene mailboxen;

• Licht administratieve werkzaamheden;

• Verwerken van bestellingen en facturen;

• Ondersteunen bij interne communicatie en organisatie;

• Plannen van afspraken en vergaderingen;

• Inkopen van bloemen, attenties en relatiegeschenken;

• Beheer en inkoop van kantoorartikelen

Wie jij bent?
Je bent praktisch ingesteld, hands-on met een echte can-do mentaliteit. Dankzij je sterke organisatorische vaardigheden werk je gestructureerd en behoud je gemakkelijk het overzicht. Je bent servicegericht, denkt proactief mee en ziet snel waar je kunt ondersteunen of verbeteren. Daarbij ben je representatief, gastvrij en communicatief vaardig in je contact met collega’s en bezoekers. Je denkt in oplossingen, schakelt flexibel wanneer dat nodig is en weet zowel zelfstandig als in teamverband effectief te werken.

Wat we verder graag zien:

• MBO werk- en denkniveau

• Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende of facilitaire functie (pré)

• Goede beheersing van MS Office (Outlook, Word, Excel)

• Goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste, omdat je zowel schriftelijk als telefonisch met klanten en leveranciers moet communiceren.